Imagine o seguinte cenário em uma empresa: um fluxo de caixa gerenciado sem consistência, dificuldade em manter as contas em ordem e problemas constantes com inadimplência. Isso indica que é hora de falar sobre gestão de cobrança.
Esse gerenciamento, feito de maneira eficiente, é a chave para manter um fluxo de caixa saudável e possibilitar a continuidade da organização dentro do mercado.
Inclusive, pode se tornar um diferencial competitivo no mundo corporativo.
Então, quer aprender mais sobre esse modelo de gestão e como executá-lo com eficiência? Continue a leitura!
O que é gestão de cobrança?
A gestão de cobrança se refere as práticas e estratégias adotadas por uma empresa para gerenciar a situação de pagamento dos clientes, de tal forma que seja possível evitar a inadimplência e cobrar os valores devidos.
Basicamente, é a administração de contas a receber, a negociação de dívidas e a recuperação de valores devidos.
Esse gerenciamento é um componente vital da administração financeira de uma empresa, porque contribui para a estabilidade econômica a longo prazo e a continuidade operacional dela.
Além disso, essa área de gestão procura estabelecer abordagens proativas para lidar com as questões financeiras ao mesmo tempo em que demonstra comprometimento com a satisfação do cliente.
No final das contas, a eficácia desse gerenciamento não se limita apenas a equilibrar as finanças institucionais, mas ela também tem um impacto direto na imagem e na reputação da empresa.
Objetivos da gestão de cobrança
A gestão de cobrança tem múltiplos objetivos, todos alinhados para lidar de forma eficiente com a recuperação de valores devidos e assegurar o fluxo de caixa.
O principal objetivo dessa gestão é a manutenção da saúde financeira da empresa. Isso é realizado ao assegurar que há fundos suficientes para atender às despesas e investimentos, enquanto se reduz ao mínimo o efeito negativo dos atrasos nos pagamentos.
Outro objetivo dessa administração é minimizar o risco de inadimplência por meio de ações estratégicas, que podem envolver:
- negociação de prazos de pagamento;
- fornecimento de opções flexíveis de pagamento para cliente;
- ação imediata sobre as contas vencidas.
Finalmente, um objetivo imperativo dessa gestão é aperfeiçoar as relações com os clientes. Isto é alcançado por meio da utilização de métodos de cobrança justos e respeitosos, que sustentam as relações comerciais a longo prazo, sem prejudicar a reputação da empresa.
Em suma, esse gerenciamento é um componente vital que auxilia a empresa a alcançar estabilidade financeira, reduzir riscos e fortalecer relações comerciais.
Quais são as etapas de cobrança?
As etapas de cobrança podem variar conforme as políticas adotadas por cada empresa. No entanto, é possível encontrar um padrão para este procedimento.
Dito isso, as etapas mais comuns são:
- envio de faturas para os clientes com os prazos, condições de pagamento e valores devidos;
- lembrete de vencimento;
- cobrança amigável por meio de notificações;
- negociação de termos de pagamento ou outras questões;
- tomar medidas legais, caso o pagamento não seja efetuado nas etapas anteriores.
É importante ressaltar que a flexibilidade e a comunicação assertiva são essenciais para todas as etapas do processo de cobrança, já que contribuem para uma boa relação entre a empresa e o cliente.
Como fazer uma gestão de cobrança eficiente?
1. Estabeleça uma política de crédito sólida para o seu negócio e para o cliente
Definir uma política de crédito clara é fundamental para o controle do fluxo de caixa.
Isso porque ela servirá para orientar decisões como a concessão de crédito, o estabelecimento de prazos de pagamento e a definição de penalidades para atrasos.
Uma dica é estabelecer critérios claros para avaliar a capacidade financeira de clientes antes mesmo de conceder crédito. Assim, tanto a empresa quanto o cliente podem evitar surpresas desagradáveis, o que contribui para um ambiente de negócios mais transparente e confiável.
2. Mantenha uma comunicação clara e profissional