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Guia completo de gestão de documentos: organização, importância e melhores práticas
Você já parou para pensar na importância que a gestão de documentos tem para eficiência operacional das empresas? É normal pensar que esse sistema se resume a somente uma questão de organização das informações. Mas, na realidade, ele é um pilar estratégico que tem influência direta na conformidade legal e transparência da organização. No final das contas, isso é fundamental para otimizar processos internos, reduzir custos operacionais e, consequentemente, potencializar o crescimento do negócio. Dito isso, se quiser aprender mais sobre a importância da gestão de informações e boas práticas para ter uma eficiente, continue a leitura!
O que é gestão de documentos?
A gestão de documentos diz respeito ao processo de organizar e controlar todas as documentações dentro de uma empresa por meio de procedimentos e ferramentas específicas, que ajudam a garantir a eficiência na administração das informações. Aliás, os principais objetivos desse sistema são garantir que as informações precisas estejam disponíveis sempre que for necessário e manter a conformidade da empresa com requisitos legais. É interessante ressaltar que essa gestão abrange tanto tipos de documentos físicos quanto eletrônicos, como:
- documentos jurídicos;
- arquivos digitais;
- e-mails e demais mensagens;
- planilhas;
- relatórios;
- comprovantes;
- papeladas.
Ou seja, todos os registros e informações que podem ser utilizados para comprovar, se comunicar ou fazer referência a algum processo, por exemplo. Neste sentido, é necessário contar com uma gestão eficiente para lidar com todas as documentações que dizem respeito à organização. Mas, de fato, qual a importância da gestão de documentos? Acompanhe o próximo tópico!
A importância da gestão de documentos
Ter uma gestão de documentos eficiente é fundamental para organizar todas as informações dentro de uma empresa. Além disso, essa logística administrativa contribui para:
- conformidade legal: são vários os negócios que estão sujeitos a regulamentações legais que requerem a manutenção de dados e documentações;
- segurança da informação: além da manutenção, é essencial proteger as informações contra perda de dados, acessos não autorizados e outras situações;
- acesso rápido: auxilia na identificação de documentos de forma ágil quando necessário;
- organização geral: possibilita a categorização e classificação dos documentos;
- facilitação de auditorias: ajuda na pronta disponibilização dos documentos necessários para facilitar os processos de auditoria;
- transparência da gestão: contribui para a transparência da empresa diante dos processos operacionais.
Então, vamos supor que uma empresa esteja em um processo de auditoria fiscal. Neste caso, ela precisa fornecer informações que comprovam operações comerciais, financeiras e conformidade com as regulamentações fiscais. Com uma gestão eficiente das documentações, esse processo fica bem mais simples e sem maiores desafios, porque a organização consegue localizar e disponibilizar todas as informações necessárias. Portanto, a importância desse sistema está relacionada com a capacidade de organização, controle e agilidade de acesso a informações relevantes que uma empresa precisa para o dia a dia.
Boas práticas para uma gestão eficiente de documentos
Existem algumas práticas que podem ser adotadas para proporcionar uma organização eficaz de documentos dentro de uma empresa, como:
Padronização de processos
A elaboração de padrões para serem seguidos em processos de criação, revisão, aprovação e descarte de documentos. É como se fosse o planejamento estratégico por trás da gestão, que visa tornar a logística operacional mais eficiente no dia a dia e reduzir possíveis erros. Para isso, a empresa pode criar ou implementar métodos já existentes que têm como objetivo uniformizar a realização das tarefas de organização de documentos dentro da empresa.
Backup e segurança
Como mencionamos anteriormente, uma boa gestão abrange questões de segurança dos documentos. Um dos maiores riscos que as empresas enfrentam, por exemplo, é a perda de dados por falhas técnicas, erros humanos, ataques cibernéticos e outras situações. Sendo assim, o backup aparece como uma medida estratégica de segurança necessária por ser capaz de restaurar informações originalmente armazenadas. Inclusive, a implementação de backups automáticos é especialmente relevante, porque reduz a dependência de intervenções manuais e, consequentemente, diminui o risco de negligência ou esquecimento por parte dos responsáveis. Além disso, a empresa precisa estar atenta com outros aspectos da segurança para evitar vazamento de informações, roubo de dados e afins. Por isso, é preciso implementar práticas como:
- controle de acesso;
- uso de senhas fortes;
- criptografia de dados;
- autenticação digital;
- acompanhamento de atividades suspeitas.
Classificação e indexação
Tanto a classificação quanto a indexação são práticas que auxiliam na eficiência da gestão de documentações. A classificação se refere estabelecer critérios específicos, como data, finalidade, tipo ou assunto, para categorizar os documentos. Isso significa que a organização das documentações é feita com base em um sistema predefinido. A indexação, por sua vez, diz respeito à atribuição de palavras-chave ou códigos para representar as informações. Depois, esses símbolos são utilizados na criação de um índice, que funciona como uma ferramenta para localizar os documentos.
Destinação final responsável
Se um documento não tiver mais finalidade e for encaminhado para o descarte, é importante que ele seja feito de maneira responsável para estar alinhado com as jurisdições. Caso contrário, a empresa pode sofrer danos significativos à reputação no mercado ou até mesmo penalidades financeiras, como multas. Além disso, o descarte adequado contribui para a proteção da privacidade da empresa e dos clientes, por exemplo. É recomendável que todas essas práticas sejam seguidas para assegurar uma gestão íntegra e eficiente das documentações da organização. Aliás, é sempre bom conferir se as empresas e plataformas que prestam serviços também adotam essas medidas, como o AR Online. Somos uma plataforma voltada para o envio de notificações extrajudiciais digitais com segurança, agilidade e Validade Jurídica. Utilizamos tecnologias e processos virtuais seguros e regulamentados por lei, que garantem a segurança e autenticidade do que é enviado. E tem mais, oferecemos uma excelente gestão de notificações e documentações que são enviadas para que você possa ter acesso às informações sempre que necessário. Envie notificações com Validade Jurídica pelo AR Online!
Conclusão
A gestão de documentos é um pilar estratégico para as empresas que querem ganhar eficiência operacional, manter a conformidade com regulamentações e impulsionar o sucesso a longo prazo. Se for implementada com eficiência, é possível aproveitar as diversas vantagens, como redução de custos operacionais, maior transparência das atividades, facilidade de acesso a informações importantes, entre outras. Se quiser conferir mais conteúdos sobre tecnologia jurídica, notificações extrajudiciais e comunicados de cobrança, conheça o blog do AR Online!
