A prova documental corresponde ao conjunto de registros que permitem demonstrar uma comunicação realizada, como o envio, a entrega e o conteúdo de uma notificação extrajudicial. Dependendo da modalidade utilizada, essa comprovação pode incluir avisos de recebimento, certidões, protocolos, comprovantes de postagem ou logs relacionados à comunicação.
Por esse motivo, a capacidade de gerar e preservar evidências se tornou um dos principais critérios na escolha da forma de envio de notificações extrajudiciais.
Neste artigo você vai entender:
- O que é prova documental em notificações extrajudiciais
- Quais registros podem ser gerados por diferentes modalidades
- O que avaliar antes de escolher uma solução para envio de notificações
- Como a AR Online ajuda a preservar a prova documental
O que é prova documental em uma notificação extrajudicial?
Quando uma notificação extrajudicial é enviada, normalmente não basta apenas elaborar o documento.
Também é importante preservar elementos que permitam demonstrar que a comunicação foi realizada.
Esses elementos formam o que normalmente se chama de prova documental.
Dependendo da modalidade utilizada, a prova documental pode ser composta por diferentes registros relacionados ao envio, à entrega ou ao histórico da comunicação.
Cartório, Correios e plataformas digitais: quais registros cada modalidade pode gerar?
Existem diferentes formas de enviar uma notificação extrajudicial, e cada uma delas pode gerar registros e documentos diferentes para comprovar a comunicação realizada.
Cartório de Títulos e Documentos
A comunicação é realizada por meio do cartório, que pode emitir documentos relacionados ao procedimento executado.
Essa modalidade continua sendo utilizada em diferentes situações e permanece como uma alternativa disponível para formalização de comunicações.
Correios com Aviso de Recebimento (AR)
Uma das modalidades mais conhecidas no mercado.
Nesse caso, os registros costumam estar relacionados ao processo de postagem e à entrega da correspondência.
Plataformas digitais
As plataformas digitais permitem centralizar diferentes etapas da comunicação em um único ambiente.
Dependendo da solução utilizada, podem ser gerados registros relacionados ao envio, ao histórico da comunicação e a outras informações associadas ao procedimento realizado.
Veja também: Notificação extrajudicial precisa ser registrada em cartório?
Entenda quando o registro em cartório pode ser utilizado e quais alternativas também podem ser adotadas para formalizar comunicações extrajudiciais.
O que considerar ao escolher uma forma de envio de notificação extrajudicial?
A escolha da modalidade de envio não deve considerar apenas a formalização da comunicação.
Também é importante avaliar fatores relacionados à gestão dos registros e à facilidade de acompanhamento das notificações.
Entre os principais critérios estão:
- facilidade para localizar documentos;
- centralização das informações;
- acompanhamento dos envios;
- organização do histórico das comunicações;
- necessidade de realizar envios recorrentes;
- volume de notificações emitidas;
- preservação dos registros relacionados ao envio.
Quanto maior o número de comunicações realizadas, maior tende a ser a importância de uma gestão documental organizada.
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Como a AR Online ajuda a preservar a prova documental de uma notificação extrajudicial
A AR Online permite o envio de notificações por diferentes canais em um único ambiente.
A plataforma disponibiliza recursos como:
- envio por e-mail;
- envio por WhatsApp;
- envio por SMS;
- envio por carta;
- envio por voz;
- histórico preservado das comunicações;
- registros auditáveis;
- logs de envio, entrega e, quando aplicável, abertura, com carimbo do tempo ICP-Brasil.
Ao manter os envios em uma única plataforma, as informações relacionadas às notificações permanecem organizadas em um mesmo ambiente. Isso facilita a consulta do histórico das comunicações, o acompanhamento dos envios realizados e a localização dos registros associados a cada notificação.
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Perguntas frequentes
A prova documental é importante apenas em notificações extrajudiciais?
Não. A preservação de registros também pode ser relevante em comunicações administrativas, cobranças, negociações e outras interações que exijam documentação organizada.
Empresas podem armazenar os registros das notificações enviadas?
Sim. A manutenção de históricos e documentos relacionados às comunicações costuma fazer parte da gestão documental de muitas organizações.
É possível acompanhar várias notificações ao mesmo tempo?
Dependendo da solução utilizada, é possível centralizar informações e acompanhar diferentes notificações em um único ambiente.
Toda forma de envio gera os mesmos documentos de comprovação?
Não. Os registros disponíveis variam conforme a modalidade utilizada para realizar a comunicação.
Conclusão
A prova documental desempenha um papel importante na comprovação de notificações extrajudiciais.
Por esse motivo, a escolha da forma de envio não deve considerar apenas a entrega da comunicação, mas também a capacidade de preservar registros, localizar documentos e organizar o histórico das notificações realizadas.
À medida que cresce o volume de comunicações, a gestão desses registros tende a se tornar um fator cada vez mais relevante para empresas e profissionais.
