Toda e qualquer empresa precisa lidar com documentações importantes no dia a dia. Dito isso, você sabe qual escolher entre documentos digitais x físicos?
Essa escolha pode afetar diretamente o fluxo de trabalho, a gestão de documentos, a segurança e até mesmo os gastos da empresa.
Pensando nisso, elaboramos este artigo com as principais diferenças desses modelos de arquivo para você tomar a decisão certa entre documentos digitais x físicos.
Acompanhe a leitura!
Documentos digitais x físicos: qual escolher?
Ambos os formatos de arquivos são utilizados pelas empresas dentro da rotina de trabalho.
Para tomar uma decisão sobre qual escolher, vale a pena conhecer mais a fundo as características deles.
Por isso, separamos as vantagens e desvantagens do arquivo físico e do digital abaixo.
Documentos digitais
Os documentos digitais são aqueles que foram originados no meio virtual, sem necessariamente ter uma versão impressa. Um exemplo de documento nato digital são os contratos de trabalho elaborados diretamente em ferramentas eletrônicas.
Também existem os documentos digitalizados, mas esses foram escaneados do meio físico para o eletrônico.
Vale a pena ressaltar que os documentos digitais possuem Validade Jurídica, conforme garantiu a Medida Provisória 2.200-2 de 2001, que instituiu a Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira – ICP-Brasil para assegurar autenticidade e integridade deles.
Ou seja, esse formato de documento eletrônico tem a mesma validade legal que os documentos físicos.
Conheça algumas características dos documentos digitais:
Economia de espaço
Por serem hospedados no meio virtual, os documentos digitais oferecem uma enorme economia de espaço para as empresas.
Então é possível dispensar o uso de salas e móveis que serviam apenas para armazenar os arquivos físicos, por exemplo.
Acessibilidade
Os documentos eletrônicos também têm como característica uma fácil acessibilidade, porque eles podem ser organizados em pastas dentro de nuvens que contam com mecanismos de busca.
Logo, basta inserir o nome do arquivo na ferramenta digital para acessá-lo, ao invés de ter que procurar um documento físico em uma gaveta ou pilha com vários outros impressos.
Sustentabilidade
Uma das principais diferenças entre documentos digitais x físicos é a questão da sustentabilidade. No caso, os arquivos eletrônicos são responsáveis por reduzir significativamente o desperdício de papel e outros danos ao meio ambiente.
Para ficar mais fácil de entender, vamos pensar no seguinte exemplo: Imagine que uma empresa queira enviar um comunicado de cobrança para um cliente. O envio físico envolve o desperdício de papel para a impressão do documento e a emissão de CO² por meio dos veículos usados na entrega.
Por esses motivos, o documento eletrônico aparece como uma excelente alternativa sustentável.
Documentos físicos
Os arquivos físicos são os que podem ser tocados e manuseados pelas pessoas, como o nome bem sugere.
Existem vários exemplos de documentos físicos, como currículos, contratos, comprovantes, entre outros. Em suma, todas as documentações impressas.
Confira algumas características desse formato:
Tateabilidade
Essa é a grande diferença que citamos nos exemplos de documentos físicos. É possível tê-los em mãos e manejá-los como preferir.
Contudo, é importante ter cuidado para evitar mofos, ácaros e outros problemas que causam o desgaste do documento.
Disponibilidade de espaço físico
Outra característica dos documentos físicos é que eles requerem disponibilidade de espaço físico para serem armazenados.
Caso contrário, corre o risco do escritório ficar com aquelas pilhas de documentações, que dificulta o acesso e a organização. Nenhuma empresa quer lidar com isso, não é mesmo?
5 motivos para a troca de documentos físicos por digitais em seu negócio
De fato, entre os documentos digitais x físicos, os primeiros oferecem mais vantagens para as empresas.
Confira 7 motivos para escolher os documentos digitais no seu negócio:
Redução de custos
Os documentos digitais conseguem reduzir os custos da empresa, já que gastos com impressões, papéis e fretes passam a ser desnecessários.
Inclusive, o Tribunal Regional do Trabalho da 16ª Região (MA) fez uma ação para diminuir o uso do papel e, consequentemente, diminuir os gastos com esse material.
O relatório de desempenho dessa iniciativa mostrou que houve uma redução de 66% no consumo de papel e isso gerou uma economia de R$ 26.209,43. Um valor bem significativo, não é mesmo?
Segurança aprimorada
Uma das desvantagens do arquivo físico é que ele pode ser perdido ou até mesmo roubado, infelizmente.
Neste sentido, outro motivo para optar por documentos digitais é por causa da segurança deles, uma vez que podem usar recursos criptográficos para proteção e impedir acessos indesejados.
Backup e recuperação de dados
Para prevenir contra perdas e ter ainda mais segurança, podem ser feitos backups dos documentos eletrônicos.
Basicamente, backup significa uma cópia de segurança para recuperar os dados em caso de falha no sistema ou qualquer outro problema.
Acessibilidade remota
Outra vantagem que os documentos digitais têm é que eles podem ser acessados de qualquer lugar do mundo que tenha conexão com a internet.
Isso facilita o fluxo do trabalho, o compartilhamento de informações, a colaboração em documentos, entre outros detalhes.
Economia de espaço
Os documentos eletrônicos também oferecem a vantagem de economizar muito espaço físico, já que são armazenados no digital.
Assim, dá para usar os espaços do escritório para outras funções, como salas de reuniões, espaços de confraternização, entre outras opções.
Portanto, escolher documentos eletrônicos entre documentos digitais x físicos facilita bastante os processos operacionais das empresas.
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Conclusão
Deu para entender melhor as diferenças entre documentos digitais x físicos e os motivos pelos quais o formato eletrônico é mais vantajoso?
Sem dúvidas, o modelo digital dos documentos simplifica e oferece benefícios para as empresas que podem fazer toda a diferença para se destacarem no mercado, como a redução de custos, economia de tempo e espaço físico, por exemplo.
Mas é importante contar sempre com empresas e plataformas que ofereçam segurança e validade legal para as documentações eletrônicas. Neste sentido, considere o AR Online como uma das melhores opções para envio seguro!
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