Se você precisa cobrar uma dívida, comunicar o descumprimento de um contrato, solicitar o cumprimento de uma obrigação ou formalizar uma rescisão, provavelmente já se perguntou como fazer uma notificação extrajudicial.
A boa notícia é que o processo costuma ser mais simples do que parece.
Diferentemente do que muitas pessoas imaginam, uma notificação extrajudicial não precisa ser um documento cheio de termos jurídicos difíceis.
Na maioria das vezes, o que realmente importa é que ela seja clara, identifique corretamente as partes envolvidas e deixe evidente o que está sendo solicitado.
Mas existe um detalhe que muita gente só percebe depois: não basta apenas escrever a notificação. Também é importante pensar em como ela será enviada e como será possível demonstrar, futuramente, que a mensagem chegou ao destinatário.
Neste artigo, você vai entender o que não pode faltar em uma notificação extrajudicial e quais cuidados ajudam a tornar esse processo mais seguro e organizado.
O que é uma notificação extrajudicial?
A notificação extrajudicial é uma comunicação formal utilizada para informar, solicitar, advertir ou registrar determinada situação perante outra pessoa ou empresa.
Ela costuma ser utilizada para:
- cobrar dívidas;
- comunicar inadimplência contratual;
- solicitar o cumprimento de obrigações;
- formalizar rescisões contratuais;
- constituir o devedor em mora;
- registrar tentativas de acordo;
- solicitar a desocupação de um imóvel.
Em outras palavras, a notificação serve para registrar formalmente que determinada informação foi levada ao conhecimento da outra parte.
Como fazer uma notificação extrajudicial?
Embora cada situação tenha suas particularidades, a estrutura costuma seguir uma lógica bastante simples.
1. Identifique corretamente as partes
O primeiro passo é identificar quem está enviando a comunicação e quem irá recebê-la.
Se a notificação for destinada a uma pessoa física, normalmente são informados: nome completo e CPF.
Quando o destinatário é uma empresa, costuma-se utilizar a razão social e o CNPJ.
Sempre que possível, também é recomendável incluir endereço e demais informações que ajudem na identificação das partes.
2. Explique o que aconteceu
Depois da identificação, apresente os fatos que motivaram a notificação.
Esse é um dos pontos em que muitas pessoas erram.
A tendência é escrever textos longos, emocionais ou excessivamente detalhados. Na maioria dos casos, funciona melhor fazer o contrário.
Explique a situação de forma objetiva.
Por exemplo:
- existe uma dívida em aberto;
- determinada obrigação não foi cumprida;
- houve descumprimento de uma cláusula contratual;
- é necessário formalizar uma rescisão.
Quanto mais clara for a comunicação, menor a chance de interpretações equivocadas.
3. Informe o que está sendo solicitado
Toda notificação precisa ter um objetivo.
Quem recebe o documento deve conseguir entender exatamente o que está sendo solicitado.
Dependendo da situação, isso pode envolver:
- pagamento de um valor;
- regularização de determinada obrigação;
- entrega de documentos;
- desocupação de imóvel;
- manifestação sobre determinado fato.
Não basta relatar o problema. É importante indicar qual providência se espera da outra parte.
4. Defina um prazo, quando necessário
Nem toda notificação exige prazo.
Mas quando existe uma providência a ser tomada, costuma ser recomendável indicar um período para resposta ou regularização da situação.
Isso ajuda a organizar a comunicação e evita dúvidas sobre o momento em que determinada medida deveria ter sido adotada.
5. Escolha uma forma adequada de envio
Muitas pessoas dedicam toda a atenção à redação do documento e esquecem uma etapa igualmente importante: o envio.
Afinal, não adianta elaborar uma excelente notificação se depois não for possível demonstrar que a comunicação foi realizada.
Por isso, vale a pena escolher modalidades de envio capazes de gerar registros relacionados ao procedimento.
Já terminou de redigir a notificação?
O próximo passo é garantir que ela seja enviada de forma organizada e que os registros relacionados ao envio possam ser consultados posteriormente.
Conheça as soluções da AR Online para envio de notificações por e-mail, WhatsApp, SMS, carta e voz.
O que não pode faltar em uma notificação extrajudicial?
Embora não exista um modelo único obrigatório, alguns elementos costumam estar presentes na maioria das notificações:
- título indicando tratar-se de uma Notificação Extrajudicial;
- identificação do notificante;
- identificação do notificado;
- descrição dos fatos;
- manifestação ou solicitação pretendida;
- prazo, quando aplicável;
- data e local;
- identificação do remetente.
Essas informações ajudam a tornar a comunicação mais clara e objetiva.
Atenção à redação do documento
Uma notificação extrajudicial não precisa parecer uma petição.
Na verdade, textos excessivamente rebuscados costumam dificultar a compreensão.
Sempre que possível:
- utilize linguagem objetiva;
- apresente os fatos em ordem lógica;
- evite termos vagos;
- não utilize linguagem ofensiva;
- mantenha coerência entre o problema apresentado e o pedido realizado.
O objetivo é comunicar, não impressionar.
Como enviar uma notificação extrajudicial?
Depois de concluir a redação, chega o momento do envio.
Existem diferentes alternativas, como:
- Cartório de Títulos e Documentos;
- Correios;
- plataformas especializadas;
- meios digitais capazes de gerar registros de envio, entrega e, quando aplicável, abertura.
Não existe uma única forma correta de envio.
A escolha normalmente depende do objetivo da comunicação, da relação entre as partes e do nível de documentação que se deseja preservar. Por isso, antes de enviar a notificação, vale a pena avaliar quais registros poderão ser gerados durante o processo.
O importante é que existam registros capazes de demonstrar posteriormente que a comunicação foi realizada.
Sua empresa envia notificações com frequência?
Em vez de controlar cada envio separadamente, muitas organizações optam por centralizar as comunicações em uma única plataforma.
Por que a comprovação do envio é tão importante?
Na prática, grande parte da utilidade de uma notificação extrajudicial está relacionada à possibilidade de demonstrar que ela foi enviada.
Isso costuma ser especialmente relevante em situações envolvendo:
- cobrança de dívidas;
- constituição em mora;
- descumprimento contratual;
- obrigações sujeitas a prazo;
- tentativas de acordo.
Por esse motivo, é comum que empresas, escritórios e imobiliárias procurem modalidades de envio capazes de gerar registros relacionados ao envio da comunicação.
Como a AR Online ajuda nesse processo?
A AR Online disponibiliza uma plataforma para envio de notificações por diferentes canais.
Entre os recursos disponíveis estão:
- envio por e-mail;
- envio por WhatsApp;
- envio por SMS;
- envio por carta;
- envio por voz;
- histórico centralizado das comunicações;
- registros auditáveis;
- logs de envio, entrega e, quando aplicável, abertura, com carimbo do tempo ICP-Brasil.
Ao concentrar os envios em um único ambiente, fica mais fácil localizar notificações já realizadas, consultar históricos e acompanhar os registros associados a cada comunicação.
Perguntas frequentes
Posso fazer uma notificação extrajudicial sozinho?
Sim. Em muitas situações, a própria pessoa interessada pode elaborar a comunicação. Dependendo da complexidade do caso, a orientação jurídica pode ser recomendável.
É obrigatório ter advogado para enviar uma notificação extrajudicial?
Não necessariamente. A necessidade de acompanhamento jurídico dependerá das características da situação concreta.
É obrigatório registrar a notificação em cartório?
Não. Existem diferentes formas de realizar uma comunicação formal, e a escolha dependerá dos objetivos e das particularidades do caso.
Posso enviar uma notificação extrajudicial por e-mail ou WhatsApp?
Meios digitais são amplamente utilizados para comunicações formais e podem gerar registros relacionados ao procedimento realizado.
Conclusão
Fazer uma notificação extrajudicial é menos complicado do que parece.
Na maioria dos casos, basta identificar corretamente as partes, explicar os fatos de forma objetiva, indicar o que está sendo solicitado e escolher uma forma adequada de envio.
Mas existe um detalhe que muitas vezes passa despercebido: tão importante quanto o conteúdo da notificação é a capacidade de demonstrar que a comunicação foi realizada.
Por isso, além de elaborar um documento claro e objetivo, vale a pena dedicar atenção à forma como a notificação será encaminhada.
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