Você já parou para pensar na importância que a gestão de documentos tem para eficiência operacional das empresas?
É normal pensar que esse sistema se resume a somente uma questão de organização das informações. Mas, na realidade, ele é um pilar estratégico que tem influência direta na conformidade legal e transparência da organização.
No final das contas, isso é fundamental para otimizar processos internos, reduzir custos operacionais e, consequentemente, potencializar o crescimento do negócio.
Dito isso, se quiser aprender mais sobre a importância da gestão de informações e boas práticas para ter uma eficiente, continue a leitura!
O que é gestão de documentos?
A gestão de documentos diz respeito ao processo de organizar e controlar todas as documentações dentro de uma empresa por meio de procedimentos e ferramentas específicas, que ajudam a garantir a eficiência na administração das informações.
Aliás, os principais objetivos desse sistema são garantir que as informações precisas estejam disponíveis sempre que for necessário e manter a conformidade da empresa com requisitos legais.
É interessante ressaltar que essa gestão abrange tanto tipos de documentos físicos quanto eletrônicos, como:
- documentos jurídicos;
- arquivos digitais;
- e-mails e demais mensagens;
- planilhas;
- relatórios;
- comprovantes;
- papeladas.
Ou seja, todos os registros e informações que podem ser utilizados para comprovar, se comunicar ou fazer referência a algum processo, por exemplo.
Neste sentido, é necessário contar com uma gestão eficiente para lidar com todas as documentações que dizem respeito à organização.
Mas, de fato, qual a importância da gestão de documentos? Acompanhe o próximo tópico!
A importância da gestão de documentos
Ter uma gestão de documentos eficiente é fundamental para organizar todas as informações dentro de uma empresa. Além disso, essa logística administrativa contribui para:
- conformidade legal: são vários os negócios que estão sujeitos a regulamentações legais que requerem a manutenção de dados e documentações;
- segurança da informação: além da manutenção, é essencial proteger as informações contra perda de dados, acessos não autorizados e outras situações;
- acesso rápido: auxilia na identificação de documentos de forma ágil quando necessário;
- organização geral: possibilita a categorização e classificação dos documentos;
- facilitação de auditorias: ajuda na pronta disponibilização dos documentos necessários para facilitar os processos de auditoria;
- transparência da gestão: contribui para a transparência da empresa diante dos processos operacionais.
Então, vamos supor que uma empresa esteja em um processo de auditoria fiscal. Neste caso, ela precisa fornecer informações que comprovam operações comerciais, financeiras e conformidade com as regulamentações fiscais.
Com uma gestão eficiente das documentações, esse processo fica bem mais simples e sem maiores desafios, porque a organização consegue localizar e disponibilizar todas as informações necessárias.
Portanto, a importância desse sistema está relacionada com a capacidade de organização, controle e agilidade de acesso a informações relevantes que uma empresa precisa para o dia a dia.
Boas práticas para uma gestão eficiente de documentos
Existem algumas práticas que podem ser adotadas para proporcionar uma organização eficaz de documentos dentro de uma empresa, como:
Padronização de processos