A sustentabilidade ambiental está em alta nas discussões e os documentos digitais contribuem muito para esse tema, porque dispensam a necessidade de impressões e, consequentemente, reduzem os gastos com papéis.
Por exemplo, o AR Online é uma referência quando o assunto é sustentabilidade, porque somos uma plataforma de envio de notificações extrajudiciais exclusivamente por via eletrônica.
Ou seja, sem desperdícios de papel ou emissão de gases poluentes como acontece com as entregas físicas.
Só para você ter uma ideia, já conseguimos poupar mais de 525 árvores e evitar a transmissão de pelo menos 15.12 kg de CO² só pelo fato de trabalharmos com documentações eletrônicas. Bem significativo, certo?
3. Economia de tempo e espaço
Talvez você já tenha visto escritórios com pilhas de documentos impressos e gavetas sem mais espaço para armazenamento. Achar uma documentação específica nesse cenário pode ser uma tarefa bem difícil, não é mesmo?
Com os documentos eletrônicos, é possível economizar espaço e tempo.
Como eles são armazenados no meio virtual, fica bem mais fácil organizá-los em pastas e encontrar um específico por meio de mecanismos de busca, por exemplo.
Desse jeito, os escritórios também conseguem liberar um espaço físico significativo para ser usado de outra maneira.
4. Facilidade de compartilhamento e colaboração
Se você quiser enviar uma documentação eletrônica para uma pessoa que mora em outra cidade, não é necessário esperar o tempo da entrega.
Pelo contrário, o envio é feito de forma instantânea e sem limitações geográficas, o que é outra vantagem deste modelo.
Logo, compartilhar documentos eletrônicos com parceiros, colaboradores ou conhecidos é bem mais simples do que se fossem físicos. Isso pode ajudar bastante as empresas que procuram por mais agilidade e eficiência no relacionamento com seus clientes.
5. Atualização e edição simples
Outra vantagem dos documentos eletrônicos é que eles conseguem ser atualizados e editados virtualmente. Ou seja, sem a necessidade de passar por todo processo de impressão novamente.
Essa característica é muito vantajosa para as empresas e negócios que querem manter manuais, relatórios e demais documentos atualizados.
Ferramentas de gerenciamento de documentos digitais
Como as documentações eletrônicas já são realidade no mundo inteiro, um dos focos da tecnologia tem sido o desenvolvimento de ferramentas que auxiliam no gerenciamento desses documentos.
Alguns exemplos de ferramentas de gestão de documentos digitais são:
- Dropbox;
- Evernote;
- Google Drive;
- OneDrive.
Esses softwares consistem em espaços destinados para o armazenamento de documentos em nuvem, ou seja, na internet. Dentro deles, é possível organizar as informações em pastas e seções, além de poder fazer edições e compartilhar com outras pessoas.