Comunicado de cobrança: como elaborar um e quando deve ser usado
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Quem nunca teve que lidar com clientes inadimplentes? Muitas vezes, essas situações podem causar dores de cabeça, mas o comunicado de cobrança é um instrumento importante para que tudo seja resolvido de forma amigável.
Afinal, resolver esses casos por vias extrajudiciais evita burocracias e mais estresses. Além de que eles podem ser feitos para cobrar aluguéis e até mesmo contestar cobranças indevidas.
Dito isso, quer conhecer mais exemplos de comunicados de cobrança e quando devem ser usados?
Então, continue com a gente até o final deste artigo e tenha uma boa leitura!
O que é um comunicado de cobrança?
Como o nome já sugere, o comunicado de cobrança é uma ferramenta que tem a finalidade de cobrar valores que estão atrasados.
Ele existe como uma maneira de fazer cobrança de inadimplentes por meios extrajudiciais. Ou seja, não envolve o Poder Judiciário.
É como se fosse uma notificação extrajudicial, que procura encontrar um acordo entre as partes envolvidas sem precisar tomar decisões mais drásticas.
Ela pode ser confeccionada por qualquer pessoa, seja física ou jurídica. Entretanto, é sempre preferível que um advogado especialista realize o documento.
Assim como a confecção, qualquer pessoa pode receber uma notificação de cobrança simples.
Leia mais: E-mail de cobrança: comunicação eficaz e com Validade Jurídica.
Qual a importância do comunicado de cobrança de forma amigável?
Por ser feita de uma forma amigável, o comunicado de cobrança tem importância para manter a imagem exterior da empresa positiva e uma boa relação com o cliente.
Isso porque é enviada uma notificação para que o cliente inadimplente fique ciente da situação, ao invés de acionar diretamente a Justiça.
Além disso, outro ponto relevante é a possibilidade de resolver a inadimplência de um jeito mais rápido e com menos burocracia. Sendo assim, o valor atrasado pode chegar mais rápido ao caixa da empresa.
Em situações mais drásticas em que não seja feito um acordo, a organização pode acionar vias jurídicas para conseguir o valor devido pelo inadimplente e o comunicado de cobrança pode ser utilizado no processo como comprovação de um contato anterior.
Cobrança de pessoa física x cobrança de pessoa jurídica
Afinal, existe diferença entre a cobrança de pessoa física e pessoa jurídica? Direto ao ponto, a resposta é sim.
A inadimplência acontece por diferentes motivos. No caso de pessoas físicas, pode ser por causa de problemas pessoais, variações do mercado e até mesmo desemprego. Em casos assim, é necessário ter uma cobrança com mais empatia para chegar em um acordo.
Já no caso de pessoa jurídica, vale a pena observar se a inadimplência ocorreu por oscilações de mercado, que influenciam muito nessa categoria, ou se foi uma falha de gestão.
Geralmente, esse processo de cobrar valores atrasados de pessoas jurídicas é feito por representantes legais das partes. Mas o ideal também é encontrar soluções possíveis para as duas partes.
Exemplos de comunicados de cobrança
De forma bem simples, uma carta de cobrança extrajudicial é somente um encaminhamento para que a outra parte fique ciente do valor que precisa pagar, os meios de pagamento e um prazo.
Não tem mistério, só é preciso conter as informações mais gerais e a situação descrita corretamente.
Em plataformas que fazem o envio online de comunicados de cobrança, existem modelos pré-estabelecidos para serem usados.
Mas para ajudar, separamos a seguir alguns exemplos de carta de cobrança.
[Modelo] Carta de Cobrança
O modelo mais geral da carta de cobrança pode ser enviada como lembrete para o pagamento de algo, aviso de vencimento e solicitação de pagamento após esse período.
É sempre importante manter o respeito e a cordialidade para evitar qualquer problema jurídico futuro.
Em resumo, esse comunicado começa com uma saudação breve ao cliente, com nome completo, o aviso sobre o pagamento e vencimento, as possibilidades de como pagar, possíveis consequências caso não seja cumprido e identificação final de quem enviou.
[Modelo] Carta de Cobrança de Aluguel
A carta de cobrança de aluguel segue detalhes parecidos do modelo geral, com identificação, informações gerais como endereço e data, descrição da situação, possíveis consequências e número para contato.
Esse modelo, por exemplo, pode ser usado para informar uma possibilidade de rescisão contratual, caso um acordo não seja feito.
Carta Contestando Cobrança Indevida De Tarifas Bancárias
Esse tipo de carta deve conter as informações gerais do contratante e do contratado, descrição do ocorrido, solicitação de devolução e as consequências caso isso não seja feito.
É interessante manter a linguagem mais direta e formal para ter mais objetividade nesses modelos.
[Modelo] Notificação extrajudicial de cobrança
Da mesma forma que os outros modelos, a notificação extrajudicial de cobrança precisa ter local, data, nome completo do cliente inadimplente, endereço, descrição do problema, o que deve ser feito e as possíveis consequências.
Notificação Extrajudicial Para Banco
Quando a notificação é direcionada para bancos, é preciso ter o nome do gerente, o assunto descrito e possíveis soluções para encontrar um acordo.
É bom ter atenção para unir a linguagem formal e direta com a cordialidade para evitar estresses.
Quando usar o comunicado de cobrança?
O comunicado de cobrança deve ser usado em situações de inadimplência. Ou seja, digamos que você é proprietário de um imóvel e o locatário deixou de pagar uma parcela do aluguel.
Nesse caso, o comunicado é uma opção de ferramenta para resolver esse problema sem que você precise acionar a Justiça.
Portanto, esse instrumento é uma alternativa para quando um cliente está inadimplente e a empresa quer resolver de maneira amigável.
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Conclusão
Neste conteúdo, você aprendeu o que é comunicado de cobrança, para que ele serve e os modelos possíveis de serem utilizados.
Vale a pena lembrar que em plataformas como o AR Online, esses modelos ficam pré-disponíveis para uso, o que facilita ainda mais a confecção e envio deles.
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