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Documentos digitais: o que são e vantagens!
Os documentos digitais podem ser importantes ferramentas para as empresas que querem ter mais agilidade e eficiência nos processos cotidianos. Eles funcionam como uma representação das documentações físicas, só que no meio virtual, o que proporciona diversas vantagens para os negócios. Quer saber quais são esses benefícios e ainda conhecer ferramentas de gerenciamento de documentos eletrônicos? Continue conosco até o final deste artigo!
O que são documentos digitais?
Os documentos digitais são representações eletrônicas dos arquivos físicos, que se hospedam no meio virtual. Isto é, são informações que foram digitalizadas para serem acessadas por computadores ou dispositivos eletrônicos. Isso é possível porque eles possuem uma codificação binária, o que garante que sejam produzidos e hospedados em sistemas operacionais de computadores, smartphones e outros aparelhos. Vale ressaltar que esses documentos podem ser tanto originados no meio físico e digitalizados para o virtual quanto criados diretamente no digital. Só é preciso ter atenção para questões como integridade e autenticidade para assegurar a validade das documentações digitais. Para ficar mais fácil de entender, confira alguns tipos de documentos eletrônicos:
- CPF e RG digital;
- Carteira Nacional de Habilitação (CNH);
- Título de eleitor;
- contratos de serviços;
- comunicados de cobrança;
- notificações extrajudiciais.
No geral, esses documentos trouxeram benefícios para as empresas e para o dia a dia das pessoas, como praticidade, organização e outros que falaremos no tópico a seguir!
Vantagens dos documentos digitais
O avanço tecnológico permitiu a popularização dos documentos digitais, que estão presentes em praticamente todas as áreas da sociedade, seja como um RG digital ou um contrato assinado virtualmente. Essa popularização traz diversas vantagens para as pessoas e empresas, como:
1. Segurança e backup
Os documentos eletrônicos possuem diferentes dispositivos de segurança, como senhas, autenticações e os próprios recursos criptográficos. Isso faz com que o acesso às informações seja limitado somente às pessoas autorizadas. Vamos supor que você precise enviar um documento altamente sigiloso para alguém. Concorda que o envio físico envolve riscos da documentação ser extraviada? Além disso, não existem recursos que protegem as informações que estão ali, somente o envelope. No meio online, ainda existe a possibilidade de fazer o backup, que são cópias de segurança caso aconteça alguma falha no sistema. Basicamente, é uma forma de evitar que o documento seja perdido. Portanto, os documentos eletrônicos possuem mais segurança, o que é visto como uma enorme vantagem.
2. Sustentabilidade ambiental
A sustentabilidade ambiental está em alta nas discussões e os documentos digitais contribuem muito para esse tema, porque dispensam a necessidade de impressões e, consequentemente, reduzem os gastos com papéis. Por exemplo, o AR Online é uma referência quando o assunto é sustentabilidade, porque somos uma plataforma de envio de notificações extrajudiciais exclusivamente por via eletrônica. Ou seja, sem desperdícios de papel ou emissão de gases poluentes como acontece com as entregas físicas. Só para você ter uma ideia, já conseguimos poupar mais de 525 árvores e evitar a transmissão de pelo menos 15.12 kg de CO² só pelo fato de trabalharmos com documentações eletrônicas. Bem significativo, certo?
3. Economia de tempo e espaço
Talvez você já tenha visto escritórios com pilhas de documentos impressos e gavetas sem mais espaço para armazenamento. Achar uma documentação específica nesse cenário pode ser uma tarefa bem difícil, não é mesmo? Com os documentos eletrônicos, é possível economizar espaço e tempo. Como eles são armazenados no meio virtual, fica bem mais fácil organizá-los em pastas e encontrar um específico por meio de mecanismos de busca, por exemplo. Desse jeito, os escritórios também conseguem liberar um espaço físico significativo para ser usado de outra maneira.
4. Facilidade de compartilhamento e colaboração
Se você quiser enviar uma documentação eletrônica para uma pessoa que mora em outra cidade, não é necessário esperar o tempo da entrega. Pelo contrário, o envio é feito de forma instantânea e sem limitações geográficas, o que é outra vantagem deste modelo. Logo, compartilhar documentos eletrônicos com parceiros, colaboradores ou conhecidos é bem mais simples do que se fossem físicos. Isso pode ajudar bastante as empresas que procuram por mais agilidade e eficiência no relacionamento com seus clientes.
5. Atualização e edição simples
Outra vantagem dos documentos eletrônicos é que eles conseguem ser atualizados e editados virtualmente. Ou seja, sem a necessidade de passar por todo processo de impressão novamente. Essa característica é muito vantajosa para as empresas e negócios que querem manter manuais, relatórios e demais documentos atualizados.
Ferramentas de gerenciamento de documentos digitais
Como as documentações eletrônicas já são realidade no mundo inteiro, um dos focos da tecnologia tem sido o desenvolvimento de ferramentas que auxiliam no gerenciamento desses documentos. Alguns exemplos de ferramentas de gestão de documentos digitais são:
- Dropbox;
- Evernote;
- Google Drive;
- OneDrive.
Esses softwares consistem em espaços destinados para o armazenamento de documentos em nuvem, ou seja, na internet. Dentro deles, é possível organizar as informações em pastas e seções, além de poder fazer edições e compartilhar com outras pessoas.
Entenda como o AR Online pode ajudar o seu negócio
O constante desenvolvimento da tecnologia jurídica trouxe a possibilidade de documentações e processos jurídicos migrarem para o meio virtual com a devida legalidade. Isso significa que as plataformas que trabalham com esses tipos de documentos devem seguir todos os requisitos de segurança para que eles tenham Validade Jurídica, assim como é o caso do AR Online. Se você quer enviar notificações digitais com segurança e agilidade, saiba que o AR Online é a melhor escolha. Nossa plataforma oferece nos envios:
- Carimbo do Tempo; uma tecnologia da Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira – ICP Brasil, que adiciona a data e hora a um documento eletrônico e garante a Validade Jurídica dele;
- Multicanais; possibilidade de envio por diferentes meios seguros e confiáveis, como SMS, e-mail e WhatsApp;
- Aviso de Recebimento; um recurso que confirma a entrega do documento e a comprovação de recebimento.
Com o AR Online, seu negócio consegue notificar qualquer pessoa com rapidez, facilidade e segurança. Faça o envio seguro de notificações e documentos digitais com AR Online!
Conclusão
Você já conhecia todas as vantagens oferecidas pelos documentos digitais? Não é à toa que diversos negócios hoje trabalham com esse modelo de documentação. Afinal, é uma maneira de trazer mais agilidade e eficiência para os processos operacionais do dia a dia. Além disso, as empresas conseguem resolver problemas com clientes de uma forma bem mais rápida e simples com o envio de notificações extrajudiciais ou comunicados de cobrança. Gostou deste conteúdo? Leia também sobre o que são Documentos Jurídicos!
