E-mail de cobrança: entenda o que é e quais os tipos existentes!

Pergunta rápida: você tem que lidar com casos de inadimplência de clientes e quer saber como reduzir esse cenário sem muito estresse? Então, você precisa conhecer mais sobre o e-mail de cobrança.  Ele é bastante usado como estratégia de comunicação para resolver problemas de uma forma mais simples e direta com os clientes.  Inclusive, é importante que toda empresa tenha conhecimento sobre essa ferramenta, porque a inadimplência é uma realidade no Brasil.  Neste sentido, comunicados de cobrança extrajudiciais como o e-mail são fundamentais para os negócios resolverem essas situações e evitarem prejuízos financeiros.  Ao longo deste conteúdo, vamos ensinar exatamente o que é esse modelo de cobrança, os tipos existentes e como ele pode ter Validade Jurídica!

O que é o e-mail de cobrança?

O e-mail de cobrança é uma ferramenta utilizada para realizar a cobrança de inadimplentes e resolver a situação por meios extrajudiciais.  Ou seja, é uma maneira de entrar em contato com pessoas que atrasaram os pagamentos sem precisar acionar o Poder Judiciário. Logo, tende a ser um processo menos burocrático e mais amigável.  A ideia é informar o cliente sobre o prazo de vencimento e que a empresa não encontrou o pagamento dele. Assim, é possível deixá-lo ciente do atraso e manter a comunicação até que a dívida seja quitada.  Esse comunicado em formato de e-mail pode ser feito tanto por pessoa física quanto por jurídica. Contudo, é importante que ele seja feito por um advogado especialista.

Quando enviar um e-mail de cobrança

O primeiro passo é avaliar o motivo do cliente ter ficado inadimplente. Isto é, checar se é um caso frequente ou algo mais inédito. Às vezes, pode ser que a pessoa esteja em um momento financeiro delicado. Então é bom ter um cuidado especial para evitar estresse e não afastar o cliente.  Assim que essa análise for feita, vale a pena realizar um primeiro contato para informar sobre o vencimento da data de pagamento e propor soluções simples, como um acordo.  Inclusive, essa é uma boa maneira de como reduzir a inadimplência. A partir disso, é possível criar mais estratégias para contribuir com esse cenário de redução.

Entenda melhor o AR Online

Como um e-mail que tem o intuito de cobrar algo pode ter credibilidade e Validade Jurídica? Simples. Por meio de tecnologias jurídicas e ferramentas que garantem a integridade e legalidade do que foi enviado.  Aliás, todas essas tecnologias são usadas pelo AR Online, plataforma especializada no envio de notificações extrajudiciais, comunicados de cobrança e envio de documentos com Validade Jurídica.  Conheça um pouco mais desse serviço:

Processo Eletrônico de Comunicações

O AR Online trabalha com o processo eletrônico de comunicações, que envolve o envio de notificações por e-mail, mensagens de voz, SMS e WhatsApp.  Todos os envios são registrados com a data e hora do acontecimento para dar validade ao processo.

Leia também: Como fazer uma notificação de rescisão de contrato de aluguel — Guia completo.

Confiabilidade do Processo

Como mencionamos anteriormente, o AR Online conta com tecnologias regulamentadas por lei que tornam o comunicado enviado íntegro, autêntico e legal.  Nossa plataforma conta com protocolos de segurança que asseguram um ambiente privado para proteger todas as informações contidas no envio.  Leia também: Gestão de documentos: importância e dicas para aplicar!

Economia

O envio é feito por vias eletrônicas, certo? Já que se configura como um e-mail. Esse modelo dispensa gastos com impressões de documentos, envelopes, deslocamento, frete, entre outros.  Além disso, o envio é feito de maneira instantânea e chega rapidamente na caixa de e-mail do destinatário.  Portanto, com o AR Online, é possível economizar tempo e dinheiro com o envio online.

Validade Jurídica

Os envios dentro do AR Online contam com a tecnologia do Carimbo do Tempo, que é fornecida pela Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira – ICP-Brasil.  Isso garante que os envios tenham Aviso de Recebimento e Validade Jurídica.

Logo, a cobrança por e-mail é legal no momento que conta com esses recursos de segurança e validação.

Tipos de e-mails de cobrança

Até aqui você sabe que o e-mail funciona como uma ferramenta para cobrar casos de inadimplência. Ele pode ser usado em diferentes momentos para tentar resolver a situação sem que precise levar para o Poder Judiciário e, assim, enfrentar várias burocracias.  Então existem alguns modelos de mensagens que podem atuar para uma resolução amigável.  Mas quais são esses tipos de comunicados? Acompanhe abaixo.

E-mail de Cobrança Atrasada

O primeiro tipo é o e-mail que tem o objetivo de informar o atraso do pagamento.  A ideia é informar o cliente que a fatura está atrasada e que ele precisa pagar o quanto antes. No caso, pode ser incluído condições e possíveis consequências caso o acordo financeiro seja descumprido.

E-mail de Cobrança com Opções de Pagamento

Um outro modelo de mensagem é um que oferece opções de pagamento para que o cliente quite a dívida aberta.  Pode ser uma sugestão de parcelamento ou de combinar uma nova data para que o pagamento seja feito.

E-mail de Cobrança de Último Aviso

Se mesmo depois de informar sobre o pagamento atrasado e sugerir soluções o cliente ainda se mantiver inadimplente, uma opção é enviar o e-mail de último aviso.  Ou seja, deixar bem informado que é a última mensagem enviada pela empresa, que provavelmente vai acionar a Justiça ou outras medidas rígidas.

E-mail de Cobrança com Detalhamento da Dívida

Por fim, existe o tipo de e-mail que é enviado para passar todos os detalhes da dívida.  Isso é uma maneira de deixar tudo bem explicado para o cliente, que precisa ter consciência do valor da dívida, o que está pendente e os prazos de pagamento.  Vale a pena lembrar que o ideal é que esses comunicados sejam elaborados por advogados especialistas.  Todo esse processo pode ser feito com segurança e Validade Jurídica pelo AR Online.  Nossa plataforma funciona como uma espécie de e-mail que encaminha mensagens rápidas e eficientes para o endereço eletrônico do destinatário. Inclusive, para facilitar ainda mais, é possível encontrar vários modelos de mensagens salvas lá.  Depois de encaminhar o e-mail, o AR Online ainda notifica o destinatário por SMS, e-mail e ligação telefônica para agilizar as resoluções dos processos.  O AR Online é o serviço certo para você enviar notificações e e-mails com Validade Jurídica!

Conclusão

O e-mail de cobrança pode facilitar e muito a vida das empresas que precisam lidar com situações de inadimplência.  É preciso que esses comunicados sejam enviados em plataformas que garantem a segurança, integridade, autenticidade e Validade Jurídica deles, como é o caso do AR Online.  Gostou deste conteúdo? Se quiser aprender mais sobre notificações extrajudiciais, comunicados de cobrança e tecnologia jurídica, acesse o blog do AR Online!